5 tekenen dat je nodig moet digitaliseren

by | 26 / 11 / 23 | De software, Productiviteit

Digitaliseren is een beetje een modewoord. Iets dat je vooral hoort op feestjes dat het ”toch echt heel erg belangrijk is” dat je het gaat doen. Vaak gepaard met een verwijzing naar “de cloud”, alsof het iets mythisch is. Een soort superhelden truuk waarbij al je problemen opgelost worden. Helaas, dat is natuurlijk niet zo.

 

Software installateur nodig?

Je werkproces niet meer op papier maar via internet doen (want dat is digitaliseren in essentie) is niet zomaar een verbetering. Al je notities inscannen en opslaan in een Google Drive, zonder dat je nadenkt hoe je dan weet welke notitie bij welke klant hoort, betekent vooral veel meer werk aan inscannen. Ook als je alle offertes uit typt vanuit een Word template in Office365 kan dat een zooitje kan worden, waarbij je veel dubbel werk doet, allerlei verschillende bestandsnamen hebt en uiteindelijk toch het overzicht kwijt raakt.

Goed digitaliseren betekent niet dat je je proces aanpast. Maar dat je op zoekt gaat naar de juiste systemen om jouw proces te ondersteunen en te versnellen.

Maar hoe weet je of je hier aan toe bent? Vanuit Installatiemanager zien we een aantal pijnpunten vaak voorbij komen. Daarom delen we graag bij deze 5 tekenen dat je nodig moet digitaliseren:

1. Je copy/paste vaak, bv naam en adres van een klant

Klanten persoonlijk benaderen is belangrijk. Het biedt vertrouwen en leidt tot hogere conversie. En het is ook gewoon beleefd om iemand met de juiste naam aan te spreken. Maar niets is zo vervelend als een taakje vaker dan 1 keer moeten doen. Dus als je een offerte hebt, en een werkbon, en een factuur, en misschien ook nog wel een paar andere documenten, dan ben je vaak veel aan het ctrl-c en ctrl-v-en. Knippen en plakken.  Dat kan handiger.
Copypast1
Handmatig

2. Je typt je producten handmatig in

Waar het eerste vooral vervelend is en tijd kan schelen, kan het handmatig invoeren van productregels in offertes leiden tot fouten. Zeker als je op een gegeven moment nieuwe prijzen gaat hanteren. Hoe zorg je ervoor dat alle buitendienstmedewerkers het juiste Excel template gebruiken, die met de nieuwe prijzen? Een foutje is zo gemaakt. En dat kan omzet kosten.

3. Je moet foto’s van opnames of opleveringen zoeken in whatsapp groepen

Foto’s maken is goed. Door goede opnamefoto’s kun je een betere inschatting van het werk maken. En het levert bewijs van goed geleverd werk, zodat je ook na enige tijd aan kunt tonen dat je kwaliteit hebt geleverd. Doorsturen is wel lastig. Vaak gaat dat toch per mail, of via whatsapp. En dat leidt tot problemen, zeker als er meerdere projecten door elkaar lopen. Want hoe vind je dan die ene foto van die kruipruimte van dhr Jansen? En was dit nou de meterkast van mevrouw De Vries of die van mevrouw Klaasen? Nog een keer terug moeten om opnieuw foto’s te nemen is tijdrovend en niet professioneel. Dat kan handiger.
Whatsapp
Offertes

4. Op je bureau ligt een stapel offertes te wachten tot je ze uitwerkt en naar de klant stuurt

Bij deze begint het echt pijn te doen. Er ligt een stapel omzet te wachten op je bureau. Het gesprek was aangenaam, de klant was enthousiast en je hoeft je aantekeningen alleen maar uit te werken in een offerte en naar de klant te sturen. Zodat deze akkoord kan gaan en je aan de slag kan. Maar je bent zo druk met dagelijkse bezigheden, dat je eigenlijk altijd in de avonduren met offertes aan de slag moet. Je weet, hoe langer ik wacht met offertes versturen, hoe groter het risico dat de klant toch een andere oplossing of leverancier heeft gevonden. En dan is het niet alleen vervelend, maar kost het omzet. Zonde.

5. Je wordt meerdere keren per dag gebeld over zaken die niet perse door jou beantwoord hoeven te worden

Soms lijk je als ondernemer wel een telefooncentrale. Je wordt de hele dag door gebeld. Door klanten, die willen weten hoe het staat met hun project. Door je installateurs, die vragen hebben over wat er eigenlijk gemaakt moet worden. Door de mensen op kantoor, die de factuur willen versturen maar willen weten of er meerwerk was.

Wanneer is de installatie ingepland? Of bij drukte en grote werkvoorraad: “Wanneer krijg ik te horen wanneer mijn installatie wordt ingepland?”Wanneer krijg ik mijn offerte? Wat is er eigenlijk precies met de klant afgesproken?

Natuurlijk zijn er ook inhoudelijke vragen, of sales gesprekken. Daar moet je aandacht naar toe. Niet naar zaken die al ergens anders op papier staan.

Met proactief automatisch e-mailen kun je veel vragen afvangen en door klanten via een eigen omgeving vragen te laten stellen, hoeven ze jou niet te bellen.

Jij meer tijd, de klant blij met goede service.

Gebeld

Heb jij als installateur software nodig?

Herken je een van deze situaties? Dan is het misschien ook voor jou tijd om eens na te denken over een verbeterd CRM systeem. Neem contact op, dan geven we je graag in een persoonlijk gesprek een demo hoe wij deze pijnpunten aanpakken binnen Installatiemanager.

Benieuwd naar hoe Installatiemanager werkt?

Plan dan eeen vrijblijvende demo in!

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief!

O.a. Aanbiedingen  |  Updates  |  Tips & Tricks  |  Downloads